Comment faire une facture : le guide pas à pas

Une bonne facture est claire, complète et facile à payer. Que vous soyez travailleur autonome, pigiste ou propriétaire d'une petite entreprise, voici la méthode complète, étape par étape, pour créer des factures professionnelles au Québec et au Canada.

La méthode en 8 étapes

1. Indiquez vos coordonnées d'émetteur

   Commencez par le haut du document : le nom de votre entreprise (ou votre nom, si vous travaillez sous votre propre nom), votre adresse complète, votre courriel et votre téléphone. C'est ce qui permet à votre client de vous identifier — et de vous payer. Si vous êtes inscrit aux taxes, c'est aussi là qu'iront vos numéros d'inscription TPS et TVQ.

2. Ajoutez les coordonnées du client

   Inscrivez le nom exact de l'entreprise cliente (ou de la personne) et son adresse. Pour les clients d'affaires, utilisez la raison sociale complète : c'est ce nom qui apparaîtra dans leur comptabilité et sur leurs demandes de crédits de taxe.

3. Donnez un numéro unique à la facture

   Chaque facture doit porter un numéro unique, dans une séquence logique : FAC-2026-001, FAC-2026-002, et ainsi de suite. Ne réutilisez jamais un numéro, même pour un brouillon annulé. Cette numérotation continue est votre meilleure preuve de rigueur en cas de vérification, et elle rend le suivi des paiements beaucoup plus simple.

4. Précisez les dates d'émission et d'échéance

   La date d'émission est le jour où vous créez la facture. La date d'échéance est le jour où le paiement est dû : 30 jours après l'émission est le délai le plus courant (« payable net 30 jours »), mais 15 jours ou « à la réception » sont aussi fréquents pour les petits montants. Une échéance explicite évite les malentendus et les retards.

5. Décrivez chaque produit ou service, ligne par ligne

   Une ligne par produit ou service, avec une description compréhensible, la quantité (ou le nombre d'heures), le prix unitaire et le montant de la ligne. Évitez les descriptions vagues comme « Services rendus » : « Rédaction de 4 articles de blogue, 800 mots chacun » inspire confiance, se justifie facilement et réduit les questions du client. Pour du travail horaire, précisez le taux et la période couverte.

6. Calculez le sous-total, puis ajoutez les taxes

   Additionnez toutes les lignes pour obtenir le sous-total. Si vous êtes inscrit aux taxes, ajoutez ensuite la TPS de 5 % et la TVQ de 9,975 %, chacune calculée sur le sous-total (au Québec, la TVQ ne se calcule plus sur le montant incluant la TPS depuis 2013). Affichez chaque taxe sur sa propre ligne, puis le total général. Notre générateur fait ce calcul automatiquement, et notre guide des taxes sur les factures au Québec détaille les règles d'inscription.

7. Ajoutez vos conditions de paiement

   Un court texte au bas de la facture suffit : moyens de paiement acceptés (virement Interac, virement bancaire, chèque), coordonnées pour le virement, et politique de retard si vous en avez une (par exemple 2 % d'intérêt par mois sur les soldes en retard). Un simple « Merci ! » fait aussi partie des bonnes pratiques : la courtoisie accélère les paiements.

8. Envoyez la facture et conservez une copie

   Envoyez un PDF par courriel — c'est le format le plus fiable et le plus facile à classer pour votre client. Gardez votre exemplaire : au Canada, les pièces justificatives doivent être conservées pendant six ans. Classez vos factures par année, dans l'ordre des numéros, avec la preuve de paiement correspondante.

Trois habitudes qui font payer plus vite

Facturez tout de suite. Une facture envoyée le jour même de la livraison a beaucoup plus de chances d'être payée dans les délais qu'une facture envoyée trois semaines plus tard.

Vérifiez avant d'envoyer. Un numéro de taxe manquant, un nom d'entreprise mal orthographié ou un mauvais taux peuvent obliger votre client à vous retourner la facture — et repartir le délai de paiement à zéro. Relisez toujours l'aperçu.

Relancez poliment, mais relancez. Un courriel de rappel deux ou trois jours avant l'échéance, puis un second le lendemain de l'échéance, règle la majorité des retards sans blesser la relation.

Et si le client est à l'extérieur du Québec ?

La taxe applicable dépend du lieu de fourniture. Pour un client d'une autre province, c'est généralement la TVH de sa province qui s'applique (13 % en Ontario, 15 % dans certaines provinces de l'Atlantique) plutôt que la TPS et la TVQ. Vous pouvez modifier les taux directement dans le générateur — activez une seule taxe et ajustez son taux — et vérifier les règles dans notre page sur les mentions obligatoires.